Grundejerforeningen
Nørrehede, Viborg
Grundejerforeningen
Nørrehede, Viborg
Bestyrelsesmøde d. 22/2 2012 – Konstituerende bestyrelsesmøde
DAGSORDEN:
1. Konstituering af bestyrelsen for bestyrelsesåret 2012
Ved konstitueringen af bestyrelsen blev følgende valgt:
Formand: Tim Nielsen
Kassér: Miki Lambastein
Sekretær: Kirstine Skjødt
Bestyrelsesmedlem: Susan Antonsen
Bestyrelsesmedlem: Torben Hoffman
2. Opfølgning på generalforsamling
Disse dokumenter samles, printes og husstandsomdeles i denne eller næstfølgende uge:
3. Grønne områder
Bestyrelsen takker ja til Mikes tilbud fra januar vedr. opretning af fliser på sti, klipning af specifikke buske og beskæring af specifikke træer bl.a. ifm. legepladsen.
4. Legeplads
Mike bliver kontaktet af Tim med henblik på at der bliver lavet en plan over legepladsen. Bestyrelsen er på nuværende tidspunkt enige om, at Mike skal fjerne det stående legetårn samt nedgrave nye kanter ved de forskellige sandkasser. Hvis det i forhold til økonomien er relevant, bliver det undersøgt hvilket nyt legeredskab der kan monteres, der hvor det gamle legetårn bliver fjernet fra. I sammenhæng dermed bliver indhentet tilbud på et bord-/bænkesæt ifm. legepladsen.
5. Budget
Det nye budget er godkendt af bestyrelsen og bliver i øvrigt hustandsomdelt jf. pkt. 2.
6. Kort gennemgang af økonomi
Kasseren havde meldt afbud hvorfor der ingen gennemgang var af økonomien på bestyrelsesmødet. Det bemærkes imidlertid, at girokort til kontingentindbetaling i løbet af marts.
7. Eventuelt
Det planlægges at vi gennemgår snerydningstilbuddet fra Mike på næste bestyrelsesmøde.
Næste bestyrelsesmøde bliver afholdt den mandag den 16. april kl. 19 i Fælleshuset.
Første pkt. på dagordnen d. 16/4 bliver en rundgang på området for at besigtige eventuelle frost- og sneskader mv.
Der bliver ekstraordinært afholdt et bestyrelsesmøde d. 3/4 som opfølgning på legeplads-tilbud!
3/4 2012, bestyrelsesmøde
1. Gennemgang af referat fra sidste møde
Referat er godkendt.
2. Kort gennemgang af økonomien
Det er ikke alle indbetalinger der er faldet endnu. Der mangler 17 husstande, hvilket giver at der mangler 28.500 der mangler at blive indbetalt i kontingent.
Dem der stadig mangler at betale efter påske vil blive opsøgt af bestyrelsen.
3. Legeplads
Det tilbud der er blevet givet fra Mike (Bach og Nørgård) vedr. etablering af ny legeplads takker bestyrelsen ja til. Tilbuddet er afgivet til kr. 29.750 inkl. moms. Se i denne forbindelse tegningen af det nye legetårn. Yderligere bliver de store gynger stående, hvorved vi opnår en god helhed på legepladsen.
Det tilføjes i relevans, at dette tilbud ikke indeholder udgiften til nye kanter til bedene. Denne udgift udgør ca. kr. 13.000 inkl. moms.
Det opfordres til, at bestyrelsen indsamler forskellige gode forslag og idéer til yderligere forbedringer mv. til inspiration, som kan diskuteres på generalforsamlingen.
4. Bidrag til initiativgruppen Houlkær
Der bevilges igen i år 1.090 kr. til Houlkær Nyt/Initiativgruppen Houlkær
5. Grønne områder
Det bliver konstateret, at det hele er ved at springe ud.
Yderligere er der blevet vintersprøjtet.
Det diskuteres hvor og hvor mange borde/bænke-sæt der skal stilles op på de grønne område. Det bliver vedtaget, at der kun skal stilles ét sæt i sammenhæng med den nyetablerede legeplads. Miki vil kigge på forskellige tilbud på et sådan sæt, som bestyrelsen så vil taget stilling til på næstfølgende møde.
6. Eventuelt
6.1 Sandfejning: Torben ringer til dem der rydder sne og fejer sand (Fransgårds eft.flg.) for at høre hvornår der bliver fejet sand. Tidspunktet for sandfejning vil blive slået op på hjemmesiden.
6.2 Hjemmeside: Kirstine laver hjemmesiden om, således den bliver mere overskuelig. Der ud over vil det blive undersøgt hvilke relevante tilkøb der kan gøres til hjemmesiden, således den bliver mere brugervenlig og brugbar.
6.3 Skt. Hansaften: Det diskuteres, om det vil være en god idé, at afholde et socialt arrangement ifm. fx Skt. Hansaften. Der vil blive fulgt op på initiativet på næste møde og i den forbindelse opfordres det til, at andre kommer med andre idéer til sociale arrangementer i grundejerforeningen.
6.4 Legepladsindvielse: Der planlægges et indvielses-arrangement når legepladsen er blevet sat op.
7. Næste møde: Tirsdag d. 8/5 kl. 19 i Fælleshuset.
Bestyrelsesmøde d. 8/5 2012
Tilstede var: Susan, Tim, Torben og Miki
Referat godkendt
Bestyrelsesmøde d. 13/8 2012
Tilstede var: Susan, Jona Astrid, Tim, Torben, Kirstine
1. Sidste mødes referat.
Referat godkendt.
2. Grønne områder.
Grønne områder ser generelt pæne ud. Det er imidlertid et problem, at græsafklippet bliver smidt ud på den asfalterede sti. Dette kan resultere i glatte stier bl.a. i regnvejr. Torben kontakter Mike, og beder ham tage hånd om problemet.
Yderligere bliver Mike bedt om, at vedligeholde den lille stump sti der går mellem Fritidsgårdsvejen (grusvejen) og den asfalterede cykelsti, Skolestien.
3. Legeplads.
Det foreslås, at der sættes et skilt op på legepladsen som opfordrer brugerne til, at der rengøres/renholdes på legepladsen.
Det forslås, at der ikke skal gøres yderligere ved legepladsen i år. Vi har allerede fået regninger for over 47.000 kr. Derfor synes det ikke rimeligt, at der postes flere penge i legepladsen i dette foreningsår.
Kommunens legepladsinspektør skal kontaktes. Vedkommende har tidligere mundtligt tilkendegivet, at legepladsen ikke kræver en godkendelse, i og med at det er en anlægsgartner der har anlagt det. Dette søges bekræftet skriftligt som hurtigt som muligt såvel af sikkerhedsmæssige- som af forsikringsmæssige årsager.
Der udtrykkes bekymring for, at generalforsamlingen vil se meget negativt på hvad vi foreningen har fået for pengene. Imidlertid huskes der på, at nært ved ingen af foreningsmedlemmerne ønskede at deltage i vedligehold af den gamle legeplads, som i øvrigt var ulovlig i den stand som den fremstod. Ydermere gav generalforsamlingen fuldmagt til at der skulle bygges ny legeplads.
Videre er legepladsen fremtidssikret i den forstand, at den kan udbygges de kommende år.
4. Ny midlertidig kasserer.
Da Miki er udstationeret de næste seks måneder, skal der vælges ny kasserer. Ny kasserer er Jona Astrid Lambastein (Mikis kone), som træder ind i bestyrelsen, i kraft af sin status som 1. suppleant, i Mikis fravær. Hun modtager valg, og er allerede sat ind i de forskellige omstændigheder omkring foreningens økonomi og økonomistyringen. Dette synes, at være det mest hensigtsmæssige måde at løse en midlertidig problemstilling på, i og med Jona Astrid i forvejen er blevet oplært som kasserer af den fraværende kasserer.
5. Økonomi.
Økonomien ser fornuftig ud. Alle har betalt kontingent.
6. Eventuelt.
a. Der oprettes mailingliste og nyhedsbrev via hjemmesiden.
b. Jona Astrid tager nogle billeder af bl.a. legepladsen. Ifm. hermed bliver Susan kontaktet, således hun selv og hendes børnebørn kan udgøre fotomodeller. Ydermere forsøges det, at skabe nogle flere billeder i områderne med liv og aktivitet.
7. Næste møde.
Næste møde bliver den mandag d. 15. oktober kl. 19 i Fælleshuset.
Den 10. oktober 2013 afholdes der ekstraordinær generalforsamling, hvor der vælges en helt ny bestyrelse, se særskilt referat fra ekstraordinær generalforsamling.
Referat fra bestyrelsesmøde den 22. oktober 2012 i Fælleshuset. (den ny bestyrelse)
Tilstede var fm. Finn Mikkelsen (FM), kasserer Jóna Lambastein (JL), Kim Stadsvold (KS), Henny D. Jørgensen (HJ), sekretær Hanne Qvist (HQ) samt afgående fm. Tim Nielsen.
Dagsorden:
1. Overlevering fra afgående bestyrelse
2. Godkendelse af referat m.v. fra ekstraordinær generalforsamling
3. Fremtidens udfordringer på fællesarealer
4. Gennemgang af diverse kontrakter
5. Foreningens forsikringer
6. Grønne arealer
7. Indkaldelse til ordinær generalforsamling januar 2013
8. Ny mødedato
9. Evt.
Ad 1:
Den afg. fm. Tim Nielsen var med til første del af bestyrelsesmødet, hvor han havde lejlighed til at komme med forskellige kommentarer til det materiale, der er udleveret til ny bestyrelse. Samtidig havde den nye bestyrelse lejlighed til at stille Tim spørgsmål omkring de forskellige kontrakter/aftaler der p.t. er gældende, således at alt materiale fra den afgåede bestyrelse blev overleveret på en god og ordentlig måde til den ny bestyrelse. Tak til Tim for at give sig tid til dette.
Ad 2:
Det var ikke muligt at godkende referatet fra den ekstraordinære generalforsamling den 10. oktober 2012, da dette endnu ikke var modtaget fra afg. sekretær.
Ad 3:
FM oplyste, at ved fremtidens udfordringer tænkes der især på reetableringen af asfalten, hjemsøgning af tilskud fra Energi Midt/kommunen samt hvad evt. der kan gøres for at undgå situationer med manglende orientering til grundejerne fra bestyrelsen.
Dette vil der blive nærmere redegjort for ved den ordinære generalforsamling i januar 2013.
Ad 4:
KS følger op på manglende kontrakt fra Bach & Nørgaard (græspleje) 2012 hos Torben Hofman fra den afg. bestyrelse.
KS kontakter Torben Hofman vedr. aftaler om snerydning. VIGTIGT at dette er på plads/kommer på plads, da vintersæsonen står for døren.
Ad 5:
FM kontakter forsikringsselskabet med henblik på afklaring af dækning omkring stier/legeplads m.v. samt modtagelse af ny gældende police.
Ad 6:
Bestyrelsen skal inden næste møde hver især gå en tur igennem fællesarealer og notere hvad de ønsker skal bibeholdes/ændres. FM sørger for at få sendt kort rundt til bestyrelsen til brug for notater for de enkelte områder. Dette er med henblik på forhandling af kontrakten for græs- og bedpleje for næste sæson.
Ad 7:
Ordinær generalforsamling bliver onsdag den 30. januar 2013 kl. 19.30 i fælleshuset.
HQ sørger for at indkaldelse bliver omdelt senest 13. januar 2013.
JL sørger for at regnskabet for 2012 er revideret og ligger klar til bestyrelsesmødet 8. januar 2013.
Ad 8:
Datoer for kommende bestyrelsesmøder:
tirsdag, den 11. december 2012 kl. 17.30
tirsdag, den 8. januar 2013 kl. 19.00
Ad 9:
HQ kontakter Kirstine vedr. koder m.v. til vedligeholdelse af hjemmeside.
FM kontakter kommunen med henblik på registrering af ny formand.
FM sender dagsorden rundt inden næste bestyrelsesmøde.
Bestyrelsesmøde den 11. december 2012 i Fælleshuset.
Tilstede var suppleant Jóna Lambastein (JL), Kim Stadsvold (KS), Henny D. Jørgensen (HJ), sekretær Hanne Qvist (HQ) samt kasserer Miki Lambastein (ML).
Afbud fra formand Finn Mikkelsen (FM)
Dagsorden:
1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
2. Snerydning
3. Vedligeholdelse af grønne arealer
4. Budget 2013
5. Generalforsamling
6. Evt.
Ad 1:
Referatet blev godkendt.
Ad 2:
Der var enighed om at snerydning fungerer fint, men at der skal laves en aftale for de 4-5 små stier, som p.t. ikke ryddes. Der blev drøftet forskellige muligheder på, hvordan stierne kan ryddes, idet problemet er at stierne er så smalle, at der ikke kan komme de store maskiner ind herpå. HQ havde forslag med fra FM på indkøb af en fejemaskine, som FM vil opbevare og ulønnet sørge for at stierne ryddes. Der blev drøftet fordele og ulemper ved en ordning, hvor bestyrelsen frivilligt såvel ulønnet som lønnet skal rydde stierne. Det blev aftalt, at Miki kontakter Bach & Nørgaard og indhenter tilbud herpå, og når tilbud foreligger må det sammenholdes med evt. indkøb af fejemaskine.
Ad 3:
Idet der har været sne siden 1. december har det ikke været muligt at gå arealerne ordentligt igennem. Kontrakten for vedligeholdelse af græs og grønne områder skal forhandles primo 2013. I denne forbindelse vil bestyrelsen gå området igennem med Bach & Nørgaard.
Ad 4:
Miki fremlagde regnskabet for 2012 og budgetforslag 2013. Det foreslås, at kontingentet fortsætter uændret og at der for 2013 fortsat genereres et overskud, der overføres til vejfonden.
Vejfonden blev drøftet, herunder hvad vi konkret ved om vedligeholdelse/udskiftning af vejbelægning. En forudsætning for afstemning af indbetalingerne til vejfonden er, at der kan gives et nogenlunde bud på, hvornår vejbelægningen skal udskiftes og hvad det vil koste. Miki oplyste, at pga den øgede stigning i oliepriserne de sidste år, er prisen på asfalt steget betragteligt, og de beløb, der blev arbejdet med for bare 5 år siden, er ikke realistiske i dag.
KS vil prøve at undersøge, hvor stor en kvadratmeterpris man arbejder med hos kommunen.
Det skal vurderes, om grundejerforeningen skal bekoste en fagmand til at komme ude og afklare spørgsmålet.
Der skal i det nye år undersøges, hvad der kan opnås af tilskud fra kommunen i forbind-else med Energi Midts nedgravning af fibernet i 3. kvt. 2012.
Ad 5:
ML, HJ, FM og HQ ønsker at genopstille til bestyrelsen.
KS ønsker ikke at genopstille til bestyrelsen.
JL ønsker ikke at genopstille som suppleant.
HQ og ML kontakter øvrig suppleant og revisor/revisorsuppleant for at afklare om de ønsker at genopstille.
HQ laver indkaldelse til generalforsamlingen.
Ad 6:
Intet.
Næste bestyrelsesmøde er tirsdag den 8. januar 2013 kl. 19.30 i fælleshuset.
Referat fra bestyrelsesmøde den 8. januar 2013 i Fælleshuset.
Tilstede var fm. Finn Mikkelsen (FM), kasserer Miki Lambastein (ML), Kim Stadsvold (KS), Henny D. Jørgensen (HJ) samt sekretær Hanne Qvist (HQ)
Dagsorden:
Ad 1:
Referatet fra bestyrelsesmødet 11. december 2012 blev godkendt.
Ad 2:
Fortsat tilfredshed med snerydning på vejene.
Det var ikke lykkedes ML at fremskaffe tilbud på snerydning af de 5 små stier. Aftalt han forsøger anden entreprenør. Tilbuddet skal fortsat opvejes mod evt. indkøb af fejemaskine.
Vi afventer tilbud.
Ad 3:
ML gennemgik på HQs opfordring igen regnskab og budget, herunder hvad der hensættes til hhv. opsparing samt vejfond. Det blev igen drøftet hvor meget der skal hensættes til vejfonden.
Aftalt, at der på generalforsamling fremsættes forslag om, at der afsættes midler til indhentelse af en ekstern uvildig rapport med en vedligeholdelsesplan , så bestyrelsen har noget konkret at arbejde med i forhold til fremtidige hensættelser til vejfonden.
Bestyrelsen ønsker fortsat at overføre overskud for 2012 til vejfonden, ligesom kontingentet for 2013 ønskes bibeholdt, således at der også for 2013 kan overføres et større beløb til vejfonden.
Ad 4:
Udkast til indkaldelse blev gennemgået og tilrettet. Indkaldelsen bliver omdelt førstkommende weekend med regnskab, budget og forslag, jfr. pkt. 3.
Det blev noteret, hvor mange nye bestyrelsesmedlemmer/suppleanter der skal vælges.
KS kontakter Søren for dirigent. FM søger for øl/sodavand.
Ad 5:
Først i det nye år skal bestyrelsen i gang med at kigge på beskæring/bede/beplantning.
HQ forslår at regnskab/budget ændrer udseende i forhold til det udseende, det har haft de sidste mange år for at overskueliggøre over-/underskud og likviditet/hensættelser både i forhold til driftskontoen og vejfondens konto. HQ hjælper ML hermed.
Hjemmesiden blev drøftet. Siden ønskes opdateret til noget mere nutidigt. HQ kontakter udbyder herom.