Grundejerforeningen
Nørrehede, Viborg
Grundejerforeningen
Nørrehede, Viborg
Der forelå følgende dagsorden:
1. Valg af dirigent
Formand Finn Mikkelsen bød velkommen og foreslog Søren Rasmussen som dirigent og Hanne Qvist som referent. Der var ingen andre forslag og forslaget blev vedtaget.
Dirigenten tog herefter over og konstaterede at generalforsamlingen var lovlig indvarslet og beslutningsdygtig, idet dirigenten påpegede, at det fra bestyrelsen indkomne forslag under pkt. 5 kunne vedtages med mindst 2/3 af repræsenterede stemmer i h.t. vedtægterne.
Der blev herefter optalt stemmer.
Til stede var (H=Hedevænget F=Fristruphøjvej) :
H102, H106, F190, F184, F208A, H108, F242, F240, F236, H180 +fuldmagt H192, H176, H126 + fuldmagt H142, H174 + fuldmagt H192, H200 + fuldmagt H152, H130 + fuldmagt H134, H164 + fuldmagt 162, H144 + fuldmagt H140, F192B, F200, F254, F198, H158 + fuldmagt H160.
Der var således i alt 30 stemmeberettigede tilstede.
2. Bestyrelsens beretning
Formand Finn Mikkelsen fremlagde bestyrelsens beretning. Se særskilt dokument.
Beretningen medførte diverse spørgsmål, som formanden herefter besvarede:
Bestyrelsens beretning godkendtes herefter.
3) Regnskab for 2013
Kasseren, Miki Lambastein, gennemgik herefter regnskabet punkt for punkt for 2013 og bemærkede i den forbindelse, at vejfondens konto er opsagt, således at en del af indeståendet kan bruges i efteråret 2014, såfremt bestyrelsens forslag under punkt 5 vedtages. Hvis det ikke vedtages, genplaceres indeståendet igen.
Der er en del afvigelser i forhold til budgettet. Disse skyldes bl.a., at man har været nødt til at se på reetablering af en stor del af stierne samt trappen til legepladsen, indkøb af fejemaskine, julefrokost samt den vedtagne udgift til vejrapporten. Kassereren redegjorde herfor.
Bestyrelsens foreslår kr. 40.000,00 overført fra bankkontoen til vejfonden pr. 1. april 2014. Der var ingen bemærkninger hertil.
Bestyrelsen er opmærksom på reglerne for udbetaling fra Garantifonden i forbindelse med bankers konkurser, dvs. der må ikke komme til at stå for mange penge i ét pengeinstitut (P.t. ca. kr. 700.000,00).
En enkelt grundejer spurgte til, hvorfor julefrokosten i 2013 var steget markant, og hvor mange der havde deltaget i denne. Formanden oplyste, at grunden hertil var, at flere medlemmer på forrige generalforsamling gav udtryk for, at det var for lidt, der blev brugt på julefrokosten. Bestyrelsen havde derfor besluttet, set i lyset af det arbejde, der rent faktisk bliver brugt i foreningen, at bruge flere penge herpå i 2013. Der var i alt 10 personer ude og spise, dvs. incl. ægtefæller. Der blev købt en to-retters julemenu samt drikkevarer til maden, og herefter var aftenen for egen regning.
Flere medlemmer gav udtryk for, at dette var helt i orden, set i lyset af det arbejde, bestyrelsen udfører.
Regnskabet for 2013 blev herefter godkendt.
4) Budget for 2014
Kassereren gennemgik herefter budgettet for 2014, hvori det foreslås, at kontingentet stiger med kr. 200,00 år, således at kontingentet i alt bliver på kr. 1.700,00 for 2014 pr. husstand.
Denne forhøjelse skal ses i lyset af resultatet af den indhentede vejrapport, samt to indhentede tilbud på vedligeholdelse. Det må forventes, at der om 20 år skal bruges ca. 1,5 mio. på en total renovering – alt afhængig af hvor mange bump/chikaner der skal laves. Det er bestyrelsens holdning, at det er bedre at spare op til asfalt løbende end at hver enkelt grundejer får en meget stor ekstraregning, den dag asfalten skal laves
Bestyrelsen er bekendt med et eksempel i sydbyen, hvor vejen nu skal omlægges og hver grundejer er præsenteret for en regning på kr. 74.000. Dette har givet store problemer, specielt i forhold til de grundejere, der ikke er i stand til at betale. Hvor langt skal grundejerforeningen gå for at få det enkelte medlems betalingsudygtighed afklaret, og bliver dette beløb så fordelt ud på de øvrige grundejere, der ér i stand til at betale?
Bestyrelsen vil om 5 år igen, indhente tilbud på asfalt og dermed lave en løbende regulering/beregning på, om indbetalingerne passer med den forventede udgift til renoveringen.
Kasserende kunne oplyse, at tilskuddet fra Energi Midt/Viborg Kommune endnu ikke er ordentlig afklaret. Kommunen laver 2 år efter opgravningen en besigtigelse af de reetablerede huller på vejen, dvs. i efteråret 2014, og derefter tages der stilling til, hvad der skal ske, herunder om tilskuddet skal udbetales.
F.s.v. angår Houlkær Nyt er der sat kr. 1.090,00 af hertil. Som det fremgår af formandens beretning, har Houlkær Nyt opkrævet det dobbelte, dvs. kr. 20kr pr. husstand, eller i alt kr. 2.180,00. Der er enighed om, at vi fortsætter med at støtte Houlkær Nyt med kr. 10kr pr. husstand, ellers bortfalder støtten.
Bestyrelsen har for foreningsåret 2014 haft mulighed for at lave et meget mere nøjagtigt budget, end det budget bestyrelsen præsenterede for 2013. Dette skyldes, at alle bestyrelsesmedlemmer, bortset fra et enkelt medlem, som bekendt blev valgt på en ekstraordinær generalforsamling i efteråret 2012, og på daværende tidspunkt havde bestyrelsen meget lidt føling med, hvad udgifterne rent faktisk ville være til vedligeholdelse af arealer der efterhånden er mere end 20 år, og arealer der de sidste mange år ikke er blevet vedligeholdt tilstrækkeligt.. Dette skulle der nu meget gerne være korrigeret for i budgettet for 2014.
Budgettet blev herefter godkendt.
5)Rettidigt indkomne forslag.
Der var alene indkommet det omdelte forslag fra bestyrelsen, der lyder på at lave slidlag på arealet omkring fælleshuet på Hedevænget 166 i henhold til indkommet tilbud på ca. kr. 120.000 + moms.
Formanden oplyste, at både den sagkyndige og de to asfaltfirmaer, der i efteråret 2013 har besigtiget arealet, klart har givet udtryk for, at der skal gøres noget ved arealet i løbet af ganske kort tid.
Den strid, der altid har været om, hvorvidt arealet rent faktisk skal vedligeholdes af grundejerforeningen eller ej, hvem der bruger vejene mest m.v., bør nu én gang for alle manes i jorden. Bestyrelsen er af den holdning, at der bør og SKAL ageres ud fra, hvad der er besluttet.
Bestyrelsen har derfor været samtlige gamle mapper tilbage fra 1990 igennem for referater, notater, beslutninger m.v. og det er korrekt, at det oprindelig har været andelsboligforeningernes areal, men i 2008 er det på generalforsamlingen besluttet, at vedligeholdelsen af arealet skal lægges ind under grundejerforeningen. Andelsboligforeningerne skulle i denne forbindelse bringe standen på arealet op på niveau med de øvrige veje i grundejerforeningen inden vedligeholdelsen blev overdraget. På generalforsamlingen i 2009 ændres beslutningen om arealets tilstand ved overdragelsen til, at de to andelsboligforeninger hver betaler kr. 5.000,00 til grundejerforeningen, der herefter overtager den totale vedligeholdelse. Der bliver herefter lavet nogle lappeløsninger på de værste steder rundt på arealet.
Alle 3 fagfolk, der i efteråret 2013 har besigtiget arealet, mener ikke at denne løsning har været nok, og at en ordentlig og holdbar løsning er, at der skal laves et slidlag over det hele inden for meget kort tid. I modsat fald vil underlaget højst sandsynligt tage meget mere skade, så det bliver nødvendig med en total omlægning. En forventet pris herpå vil i givet fald være ca. kr. 500.000 + moms.
Hældningen på asfalten er i øvrigt flere steder så dårlig, at der render vand ind mod fælleshuset, uanset at der er lavet diverse dræn.
Hvis der laves slidlag nu, forventes dette at kunne holde 20 år, svarende til det forventede tidspunkt for, hvornår foreningens øvrige veje også skal laves.
Der var ikke ønske om afstemning af forslaget. Forslaget blev således vedtaget.
6)Valg af bestyrelsesmedlemmer.
Hanne Qvist (F240) ønskede ikke genvalg.
Følgende bestyrelsesmedlemmer blev genvalgt: Finn Mikkelsen (F200), Miki Lambastein,(F192B), Henny Jørgensen (F254) og Karina Teglgaard Storm (F198).
Inger Libach (H130) blev valgt som nyt bestyrelsesmedlem.
7)Valg af suppleanter til bestyrelsen.
Marianne Bonne (H176) og Nete Olsen (H144) blev valgt til suppleanter.
8)Valg af revisorer og revisorsuppleant.
Ole Kaels (H126) blev genvalgt og Niels Jørgen Nielsen (F236) blev valgt som ny revisor.
Emmy Bredgaard (H200) blev valgt som revisorsuppleant.
9)Eventuelt
Det blev præciseret, at de kr. 40.000 der på regnskabet foreslås overført til vejfonden skal betragtes som en ekstraordinær indbetaling for 2014. Herudover indbetales der, som det fremgår af budgettet kr. 64.000,00 til vejfonden for 2014. Denne årlige indbetaling skal tages op til revurdering om 5 år.
Der kom spørgsmål til, om der var afklaring på, hvad der skal ske med institutionen på Hedevænget. P.t. er der bestyrelsen bekendt ingen afklaring herom.
Der blev spurgt til, om der var mulighed for alle medlemmer i grundejerforeningen af leje Fælleshuset på Hedevænget 166. Det blev oplyst, at fælleshuset tilhører andelsboligforeningen, og at det alene er andelsboligforeningens medlemmer, der kan leje det.
Det blev foreslået, at lade indhente tilbud fra Munck Asfalt, når der skal laves asfalt omkring Fælleshuset.
Dirigenten takkede herefter for god ro og orden.
Dirigent: Søren Rasmussen
Referent: Hanne Qvist
Bestyrelsens konstituerede sig umiddelbart efter generalforsamlingen således:
Formand: Finn Mikkelsen
Kasserer: Karina Teglgaard Storm
Sekretær: Miki Lambastein
Webmaster: Henny Jørgensen
Best.medl: Inger Libach
Endnu engang velkommen til årets generalforsamling, PU-HA for et aktivitets år mht. møder og opfølgninger i vores grundejerforening.
Overordnet set har bestyrelsen haft gennemgang af vores fælles arealer og veje, samt hvordan vores områder vedligeholdes. Ny lokalplan m.m.
Lige meget hvordan vi hver især tænker og mener tingene bør være, har alle jo deres ideer/mening om hvordan det hele skal se ud og hvad det må koste. Så er vi altså nød til at forholde os til at vores område efterhånden er 25 år, det sætter sine spor og kræver vedligeholdelse for at vi bibeholder vores pæne områder.
Bestyrelsen har lavet en ny hjemmeside, som vi mener er mere overskuelig og tidssvarende.
Bestyrelsen har lavet et nyt oplæg på budget og regnskab, vi håber herved at det fremover bliver mere overskueliggjort for alle hvordan og hvorledes pengene er brugt og hensat. Her har Hanne & Miki virkelig lavet et stort stykke arbejde, tak for det. Hvordan det hele skal forstås kommer kasseren ind på ved gennemgang af regnskabet.
Bestyrelsen har igen prøvet at afholde en arbejdsdag på legepladsen for at se om interessen for at spare penge til vedligehold var tilstede. Det var en fantastisk hyggelig dag, desværre mødte der kun 2 husstande mere frem end bestyrelsen. Vi kan hermed igen – igen konstatere at der i grundejerforeningen ikke er tilstrækkelig med opbakning til fælles arbejdsdage og vi fremover lader alt vedligehold gå under årets budgetter som også blev vedtaget i 2011.
Bestyrelsen har haft kontakt med Rafn & Søn vedr. ejendomsvurderinger osv. Det er fortsat op til hvert enkelt medlem at varetage deres egen klage overfor skat, selvom der er lavet en afgørelse på klagerne har Rafn & Søn påtænkt at klage over dette, de havde lovet at sende materiale til formanden som kunne forklares her på mødet, Dette materiale er ikke modtaget, men husk nu at det kun er til fælles info og I hver især selv skal tage kontakt til Rafn & Søn hvis I vil klage eller vide hvordan jeres egen sag står.
Bestyrelsen har på opfordring fra sidste års generalforsamling genoptaget julefrokosten til en lidt højere pris end de sidste mange år. Med al den fritid vi har brugt det sidste år (ulønnet) mener vi godt at dette kan forsvares, samtidig har vi ikke modtaget tillægget på 100,00 kr. pr. møde til den som afholdte mødet til dækning af kaffe og vand el. brød. Disse penge har vi så brugt til julefrokosten.
Her følger nu en dybere forklaring på de enkelte punkter.
Snerydning:
Her købte vi sidste år en fejemaskine til rydning af de små stier og brugte den nogle få gange inden vinteren ophørte. Det viste sig faktisk at være en del hårdere og mere tidskrævende end først antaget.
Bestyrelsen har for vintersæsonen 2013/2014 indgået en aftale med Boligselskabet Viborg om snerydning af vores små stier samt den store cykelsti ned forbi legepladsen. Vi har derfor solgt fejemaskinen igen.
Fællesarealer:
Miki og Finn erfarede at der var kommet nye forsikringsregler omkring erstatning ved evt. uheld på vores fælles arealer. Hvis en flisekant – vejen el. trappen havde en forhøjning på over 1,5 cm. Kunne forsikringsselskaberne frasige sig erstatningsansvaret og kalde det misvedligehold af området. Derfor har vi i 2013 fået omlagt 4 stier samt trappen op til legepladsen, trappen var ved at skride ud til siden og vi ville ikke risikere at der kom børn el. andre til skade i vores område som vi så i fællesskab rent privat skulle betale for. Ren ”etisk” er det jo heller ikke smart med en offentlig tilgængelig legeplads som udgør en risiko fare for brugerne.
Vi skiftede også entreprenør på fællesarealerne i 2013, vi mente ikke at det var OK det som vi havde oplevet de sidste par år.
Efter vi opsagde samarbejdet med Bach & Nørgård modtog vi en ekstra regning på små 3000,00 kr. i forbindelse med arbejde i vores bede d. 09-01-13. Denne har vi helt klart afvist da der var hård frost og sne i januar 2013, samtidig var der ikke aftalt noget ekstra arbejde med den tidligere bestyrelse som retfærdig gjorde denne regning.
Efter en del diskussion frem og tilbage endte det med at han accepterede ikke at få pengene for denne regning. Det er altså ikke noget tag selv bord det her, selvom det var småpenge.
Med den nye entreprenør som var herfra lokalområdet, samt med det aftalte nedfældet på kontrakt gik vi ind i 2013 med et stort håb om at nu spillede det over hele linjen. Vi må dog erkende at det i starten blev meget op af bakke før det fungerede.
Da større nedskæringer ikke har været en del af vores aftaler på vedligehold af fællesarealer, Der er ingen som vil have større nedskæringer med som en fast del af aftalen. Fik vi i 2013 beskåret buskene omkring stierne samt på skråningen ved legepladsen.
Vi skifter igen entreprenør på alle fælles arealer i 2014. Der er indgået aftale med Boligselskabet Viborg, prisen er dog lidt højere end det som vi fik af bud fra Kirketoft. Men vi har aftalt at vores område skal vedligeholdes i samme stil som deres egne områder. De har også de rigtige størrelse maskiner og materialer som skal bruges lige ved hånden. Maskinerne skal ikke transporteres rundt i byen for at være klar. Samtidig ansætter Boligselskabet også ekstra mandskab i sommer halvåret.
Vi har en del græskanter som er groet langt ind over asfalten på vores cykelstier, her har kommunen en maskine som kan klare dette hurtigt til fornuftige penge. Skal det gøres med håndkraft får vi svært ved at finde nogen der vil gøre det og samtidig bliver det ekstremt dyrt da det vil tage meget lang tid at fjerne.
Vi har afsat penge til dette på budgettet i 2014.
Bunddækket på skrænten ved legepladsen er ikke blevet vedligeholdt tilstrækkeligt gennem årene og er derfor nu meget uens og kludret sammen. Vi har undersøgt muligheden for at få skrænten lavet om med optagning af bunddække samt fræsning af skrænt evt. tilplantet med blomster el. græs. De priser vi har fået er mellem 60.000 og 70.000 kr. og endda uden den del som er ved grusstien. Dette er simpelthen for dyrt og lagt i glemmebogen.
Vi har dog fået et tilbud hjem på nedskæring af alt det grønne bunddække til en højde på omkring 30 cm. Hele vejen rundt på skrænten. Det der klippes af laves til flis og ligges tilbage på skrænten som bunddække for at holde ukrudtet nede. Efter et par år vil vi nu have en pæn grøn skråning som er til at vedligeholde samt giver et flot udsyn fra legepladsen. Prisen for dette er mellem 6.000 og 8.000 kr. alt afhængig af om der skal købes ekstra træflis for at dække hele skråningen.
Vejene:
Som aftalt på sidste års generalforsamling har bestyrelsen fået lavet en vejrapport fra en uvildig person. Udfra denne rapport har vi kunnet konstatere at vores veje generelt kan holde 15-20 år mere inden der skal nyt slidlag på hvis vi får lavet de revner der er nu. Rapporten er sendt rundt til alle.
Slidlaget omkring fælleshuset er dog i en så miserabel stand at der kræves handling nu.
Bestyrelsen har gennemlæst ALLE mapper med diverse info fra Grundejerforeningens oprettelse og til nu for at sikre os at alt er korrekt i henhold til loven og ændring af vedtægterne for arealet omkring fælleshuset, vi har konstateret at alle formalia er overholdt.
Bestyrelsen har indhentet tilbud og priser fra flere asfaltfirmaer for at finde ud af hvor vi rent prismæssigt ligger nu og hvad vi skal spare op. Asfalt firmaerne havde samme konklusion som den uvildige rapport der blev lavet. Derfor har bestyrelsen også kommet med et forslag om at få lagt slidlag omkring fælleshuset nu, da dette er det mest økonomisk korrekte at gøre. Bestyrelsen har derfor opsagt højrente kontoen for at få den højeste rente når pengene udbetales til August i år. Skulle forslaget blive afvist kan pengene blot sættes ind på en ny højrente konto igen.
Bestyrelsen foreslår at der hver 5 år laves et pristjek på asfalt, for at sikre os at der opspares penge nok. Nu har vi jo et korrekt angivet antal m2 for vejene.
Lokalplan 417:
Bestyrelsen har haft flere møder med kommunen vedr. den nye lokalplan 417.
Det er lykkedes os at få det ønskede område minimeret så det var til mindst mulig gene for vores medlemmer.
Den nye lokalplan 417 er så vidt vides blevet vedtaget.
Bestyrelsen stod dog i noget af et dilemma i forbindelse med indsigelser til den nye lokalplan 417. Bestyrelsen skal jo varetage alles interesser ens, uanset egen mening og holdning. Pyramiden fremsendte dog et forslag til indsigelse mod lokalplanen, bestyrelsen fandt det dog besværligt at lave et fælles udkast til indsigelse som dækkede alle holdninger i grundejerforeningen. Medlemmerne er jo delt i 3 grupper, dem der syntes at det er en super god ide at bebygge dette område, dem der føler sig generet af det og er imod samt dem som er ligeglade. Hvordan skulle vi som bestyrelse lave en indsigelse som tilfredsstillede alle??
I 2013 er Grundejerforeningen Nørrehede også blevet ”Digitaliseret”. Vi har fået nem id som er blevet pålagt alle med et cvr. Nr. Alle offentlige dokumenter vil jo fremover blive sendt elektronisk.
Vi har også fået nem id til vores nye bankaftale.
Kasseren har som altid fuld råderet over de forskellige konti og er den eneste som kan hæve og indsætte penge på kontiene. Det nye ved vores bankaftale er at formanden for grundejerforeningen fremadrettet også har adgang til at kunne se kontiene men kan ikke praktisk foretage sig noget.
På vores domæne vedr. hjemmesiden var det dog sådan at ejerskabet til navnet og selve domænet tilhørte nu afdøde kasser Erling Hansen. Bestyrelsen har fået kontakt med enken Sonja Hansen som har overdraget ejerskabet til navnet og domænet på Grundejerforeningens hjemmeside.
Grundejerforeningen Nørrehede har altid gerne ville støtte op om lokale aktiviteter for Houlkær området da det jo gerne skulle komme medlemmerne til gode. Som i alle har kunnet se på regnskabet for 2013 har vi ikke betalt til Houlkær nyt. Uden varsel fik vi blot en opkrævning på det dobbelte af hvad vi plejer at betale, der var ingen form for forklaring. Bestyrelsen mente ikke at det kunne være rigtig med en fordobling sådan uden videre, Miki tog derfor kontakt til de relevante mennesker og bedt om en forklaring. Ydermere har vi erfaret at vi rent faktisk kun er 3 grundejerforeninger i Houlkær som støtter Houlkær nyt. Da vi ikke kan få nogen fornuftig forklaring på fordobling af beløbet og de andre aspekter taget i betragtning har vi tilbudt dem fortsat at støtte dem med det beløb vi altid har betalt. Enten er de blevet fornærmet eller også vil de have det nye fulde beløb, for Miki har intet hørt overhovedet. Vi har dog stadigvæk afsat det sædvanlige beløb på budget 2014.
Mvh
Bestyrelsen Grundejerforeningen Nørrehede
Tilstede var formand Finn Mikkelsen (FM), kasserer Miki Lambastein, Henny D. Jørgensen
(HJ), Karina Teglgaard Storm (KT) samt sekretær Hanne Qvist (HQ)
Der forelå følgende dagsorden:
1. Gennemgang af referat fra sidste møde
2. Opdatering på grønne arealer og snerydning
3. Opdatering på regnskab og budgetter
4. Indkaldelse til ordinær generalforsamling januar 2014
5. Evt.
Ad 1.
Referat fra bestyrelsesmødet den 12. december 2013 blev godkendt.
Ad 2.
Finn oplyser, at der er kommet tilbud for vedligeholdelse af arealer for 2014 fra Kirketoft.
Dette er steget betydeligt og er ved at være det samme, som det vi arbejder med for
Boligselskabet. Boligselskabets tilbud fastholdes.
Finn har talt med Thomas og nedskæring af alt bunddækket på skråningen ved
legepladsen. Thomas opmåler skråningen i denne uge og kommer med et tilbud. Han
foreslår, at putte træflis på skråningen efter at den er blevet beskåret si kraftigt, idet der vil
være store huller, indtil beplantningen begynder at brede sig igen.
Fejemaskinen bør sættes til salg på Gul og Gratis, idet der nu er en løsning med både
fejning og sand på stierne.
Spørgsmålet med koordinering af fejning og sand hos to entreprenører tages op i løbet af
2014.
Ad 3.
Regnskabet for 2013 blev gennemgået og er klar til revidering.
Ad 4.
Hanne oplyste, at fælleshuset er reserveret og hun sørger for at afhente nøglen. Søren
Rasmussen er villig til at være dirigent.
Vi mødes en time før, d.v.s. 18.30.
Miki sørger for indkøb af øl og vand.
Hanne sørger for færdiggørelsen af indkaldelsen til generalforsamling, kopiering og
omdeling til husstandene.
/Hanne Qvist
Tilstede var formand Finn Mikkelsen (FM), kasserer Miki Lambastein, Henny D. Jørgensen (HJ), Karina Teglgaard Storm (KT) samt sekretær Hanne Qvist (HQ)
Der forelå følgende dagsorden:
Ad 1.
Referat fra bestyrelsesmødet den 22. november 2013 blev godkendt. Det blev foreslået at sætte sidetal ind
Ad 2.
Karina har fået nærmere oplysninger til tilbud fra Colas på vejarealet. Det er på kr. 116.195 + moms for et nyt 2 cm slidlag med div opretning. Colas oplyser at arealet herefter har en forventet levetid på ca. 20 år, men Colas kan ikke give nogen garanti. Det kan de øvrige tilbudsgivere heller ikke.
Der blev brugt en del tid på gennemgang af gamle referater fra generalforsamlinger, især omkring foreningsåret 2008 og 2009, herunder de på generalforsamlingerne stillede og vedtagne forslag om først at få inddraget arealet omkring fælleshuset i vejfonden, spørgsmålet omkring hvilken tilstand vejarealet skulle overdrages i fra andelsbolig-foreningerne til grundejerforeningen, og dernæst året efter hvor det blev besluttet at renovere asfalten. Denne renovering har siden hen vist sig at være næsten værdiløs.
Fordele og ulemper ved at påbegynde en renovering af asfalten omkring fælleshuset i 2014 blev diskuteret. Det blev besluttet, at indstille det tilbud som bestyrelsen har modtaget fra Colas som et forslag til generalforsamlingen på, at vejarealet omkring fælleshuset renoveres i 2014. Finn laver udkast til forslag.
Arealet bliver herefter bragt op i samme og måske en smule bedre stand end de øvrige veje, og når hele asfalten om 15-20 år formentlig skal udskiftes, kan det hele blive gjort på én gang.
Revnerne ved træroden skal laves. Pris 12.550 + moms, ligesom der skal lægges asfalt for enden af de stiarealer, der er omlagt i 2013. Pris ca. 1.200 + moms. Det blev besluttet at vi igangsætter disse to projekter nu. Karina tager kontakt til Colas herom. Pengene tages fra opsparing, og ikke af vejfonden.
Finn oplyste, at Thomas er i gang med at finde ud af, hvad det vil koste at få rettet indkørslen til Fristruphøjvej, hvor der er problemer med vand, pga at asfalten/fliserne med tiden er kørt godt sammen. Problemet er, at fliserne ikke kan fås mere. Vi afventer en tilbagemelding fra Thomas.
Ad 3.
Finn oplyste, at Viborg Boligselskab gerne vil påtage sig opgaven med at holde vores grønne arealer vedlige i 2014. Vedligeholdelsen sker som oplyst i referat fra 22. november. Det vil sige, at udover græs og bedpleje, er der i tilbuddet indeholdt gennemgang af arealer med græstrimmer 2-3 år, løbende beskæring af buske og klipning af hækken ved legepladsen.
Prisen udgør kr. 45.000 pr. sæson. Dette er en smule dyrere end det vi har betalt i år – kr. 34.000 – men vores entreprenør i 2013 har udtalt at vi skal forvente en prisstigning for 2014, og i ovenævnte tilbud er der arbejder med, som vi førhen har betalt særskilt for. Ved eventuel beskæring af træer skal der betales særskilt. Boligselskabet vil endvidere rydde stier, incl. små stier. Pris på gang ca. kr. 350,00 svarende til ½ time. Problemet er, at de ikke kan sande. Fransgaard vil ikke sande uden at han også rydder for sne. Dette må der findes en løsning på. Der er enighed om, at der skal sandes.
Ad 4.
Henny oplyste, at hun har indhentet tilbud på rydning og omlægning af forsiden af skråningen ca. 250 m2. Rydning, excl. træer, vil koste kr. 36.700,00. Dernæst vil det koste ca. 23.500,00 for beplantning med 30-50 cm. bøg. Det vil sige en omkostning på næsten 60.000, og så er siderne mod stierne ikke med. Der var enighed om, at dette er der simpelthen ikke penge i budgettet til at få gjort.
For at få skråningen til at se mere indbydende ud, og så man kan se vores flotte legeplads, er det som minimum nødvendigt at få skåret alt bunddækken ned. Det er de sidste mange år vokset temmelig højt, og bunddækket er meget uformeligt. Flere entreprenører har sagt nej til at tage opgaven med at skære det. Finn spørger Thomas om han vil give tilbud herpå.
Hvis bunddækket skæres ned til 20-25 cm vil det se grimt ud et stykke tid, men med tiden skulle det, iflg. Thomas, lukke sig til og blive pænt. Det er et stort arbejde at få det gjort. Vi afventer tilbud.
Ad 5.
Miki kontakter revisor for gennemgang af regnskab i uge 1.
Regnskabet viser en afvigelse i forhold til budgettet, men det er jo primært indkøb af fejemaskine, vejrapport samt omkostninger til omlægning af fliser, beskæring arealer m.v..
Ad 6.
Det blev drøftet, hvad der skulle med i budgettet for næste år og hvor stort et kontingent der er er ansvarligt at opkræve. Udfordringen er, at udgiften til asfalt er temmelig dyr, og at vi ved at den kommer i løbet af 15-20 år. Ud fra de tilbud der er indhentet og forventede prisstigerne, vil udgiften i runde tal være 1,5 mio. Der står i dag kr. 340.000 på vejfonden, og af dette beløb vil der næste år skulle bruges ca. 120.000 + moms til vejen omkring fælleshuset. Der er ikke taget højde for rentetilskrivninger, tilskud fra Viborg Kommune/Energi Midt fra ”kabel-hullerne” m.v.. Det er beregnet i meget grove træk.
Der har de seneste år være indbetalt kr. 40.000 til vejfonden. Denne kommer nu op på kr. 66.000 hvis vi anvender tallene ovenfor. Indbetalingen til vejfonden bør helt klar tages op til revision ca. hvert 5 år.
Miki og Hanne sætter sig sammen den 16. december og får stillet regnskab og budget op.
Ad 7.
Hanne gør indkaldelsen til generalforsamlingen færdig. Hun kontakter Søren med henblik på dirigentjobbet samt lån af fælleshus. Det er aftalt, at vi mødes 1 time før general-forsamlingen.
Hanne oplyste, at hun ikke ønsker at genopstille.
Miki er villig til genvalg, såfremt han ikke genvælges som kasserer.
Ad 8
Hanne oplyste, at hun har haft kontakt til Rafn & Søn på baggrund af de ændrede vurderingsmeddelser og forslag til afgørelse, som grundejerne modtog i november måned. Rafn oplyste telefonisk, at de ville påklage SKATs afgørelse, og at grundejerne ikke umiddelbart ville få noget at vide herom. Hanne har bedt Rafn sende en redegørelse for sagernes status til Finn. Finn har endnu ikke modtaget noget, og Hanne rykker Rafn herfor.
Næste møde afholdes den 6. januar 2014 kl. 19.00 hos Henny.
/Hanne Qvist
Tilstede var formand Finn Mikkelsen (FM), kasserer Miki Lambastein, Henny D. Jørgensen (HJ), Karina Teglgaard Storm (KT) samt sekretær Hanne Qvist (HQ)
Der forelå følgende dagsorden:
Ad 1.
Referat fra bestyrelsesmødet den 17. september 2013 blev godkendt.
Ad 2.
FM har haft møde med ny entreprenør som gerne vil påtage sig opgaven. Vi kan få opgaven opdelt på græs og bede, hvis vi ønsker det, eller de kan tage det hele. Græs op mod hække m.v. vil blive slået 2 gange årligt med buskrydder. Der vil blive lavet en løbende beskæring af hække og træer, ukrudt fjernes løbende og fjernes samt fejes. Alt vil være med i den pris, som FM modtager på onsdag.
Det vil også være muligt at få ryddet cykelsti og de små stier med en lille traktor. Pris kr. 350,00 pr. time. Der beregnes ca. ½ time pr. gang. DOG kan der ikke smides sand.
Fordele for og imod sand blev drøftet. Det er vores holdning, at der skal sandes på stierne. ML tager kontakt til Fransgård i næste uge om han vil sande uden at skulle rydde stierne. Hvis en sådan aftale kan laves, skal vi have solgt den indkøbte fejemaskine.
Materielgården kan give tilbud på at få skåret alle græskanter af ved stierne. De kan gøre det hurtigt. Timeprisen ligger på ca. kr. 650,00. Der skal til foråret tages kontakt til Materilegården herom.
Ad 3.
HJ oplyste, at der endnu ikke er kommet tilbud fra planteskolen. De har først i går været oppe og se på skrænten. Punktet udsættes til næste bestyrelsesmøde.
Ad 4.
KT har indhentet tilbud fra to entreprenører på asfalt. Der er givet tilbud på både vedligeholdelse af veje og stier samt tilbud på ny asfalt om 15-20 år. Tilbuddet er endvidere opdelt på arealerne Hedevænget 166 (fælleshuset), stier og veje.
Der er noget forskel på de to tilbud, men samtidig har de to entreprenører også forskellige holdninger til, hvad der skal laves nu og om 15-20 år. KT kontakter den ene tilbudsgiver for at få tilbuddet nærmere specificeret. Punktet udsættes til næste møde.
Hvis vi kan nå at få lavet den store ujævnhed i asfalten på Fristruphøjvej (niveauforskel på 5-10 cm) inden vinter, igangsætter KT dette nu.
Bestyrelsen har været alle gamle mapper igennem vedrørende korrespondance omkring vedligeholdelse af asfalten omkring fælleshuset og har konstateret, at den siddende bestyrelse i 2008 valgte at indstille et forslag til godkendelse, således at grundejerforeningen fremadrettet skal betale for vedligeholdelsen af arealet omkring fælleshuset.
Uanset om den nuværende bestyrelse har en anden holdning til hvorvidt så store spørgsmål bør formidles bedre ud til medlemmerne inden en generalforsamling, må det konstateres, at formalia omkring vedtagelsen i 2008 er overholdt.
Det har nu vist sig, at arealet omkring fælleshuset er så dårlig lavet fra starten af, at der skal bekostes en større sum penge på opretningen af dette inden der overhovedet kan laves et ordentligt slidlag. Endvidere har den ”nødløsning” der blev lavet i 2009 aboslut ikke været tilstrækkelig.
Omkostningen ved den manglende vedligeholdelse kan således nu forventes at blive pålagt alle medlemmerne som følge af vedtægtsændringerne fortaget i 2008.
Der blev endvidere i de gamle mapper fundet et brev fra Viborg Kommune fra tidspunktet i 2009 hvor kommunen bekostede det sidste slidlag. Dette slidlag blev lagt på alle veje bortset fra arealet omkring Hedevænget 166. HQ kontakter Viborg Kommune for at få forklaringen på dette.
Ad 5.
FM oplyser at foreningen nu har fået en digital postkasse, så han kan hente al offentlig post mv..
Ad 6.
Der er kommet en henvendelse fra Andelsboligforeningen Pyramide vedrørende indsigelser til Lokalplanen. Der er kommet adskillige positive tilkendegivelser til bestyrelsen overfor lokalplanen, ligesom der også er nogle, som er imod denne.
Der er således enighed i bestyrelsen om, at grundejerforeningen ikke kan tiltræde nogen indsigelse til kommunen over lokalplanen.
Ad 7.
ML oplyste indestående på konti og oplyste at vi endnu ikke har modtaget nogen fakturaer for vedligeholdelse af arealerne for indeværende år.
Ad 8
ML har budget klar til næste møde.
Ad 9
Generalforsamlingen skal afholdes den 29. januar 2014 kl. 18.30. HQ laver udkast til indbydelse og spørger Søren om han igen i år vil være dirigent og reservere fælleshuset. Indkaldelsen skal ud senest den 15. januar.
Næste møde afholdes den 10. december 2013 kl. 19.30 hos Miki.
/Hanne Qvist
Tilstede var formand Finn Mikkelsen (FM), Henny D. Jørgensen (HJ), Karina Teglgaard Storm (KT) samt sekretær Hanne Qvist (HQ) Afbud fra kasserer Miki Lambastein.
Der forelå følgende dagsorden:
Ad 1.
Referat fra bestyrelsesmødet den 18. juni 2013 blev godkendt.
Ad 2.
Det var en god legepladsdag. Stor tak til de to husstande, der, udover bestyrelsen, hjalp til.
Henset til den fortsat ringe interesse for at hjælpe til vedligehold af legepladsen med det formål at spare penge - og ikke mindst have et godt socialt samvær – må vedligehold (hækklipning, påfyldning sand, rengøring og maling legepladsredskaber, afretning af græskanter m.v.) fremover betales af foreningen – jfr. også referat fra generalforsamling for 2011.
Ad 3.
FM er i gang med at indhente tilbud fra ny entreprenør.
Der er dog enighed om, at arealerne på det sidste er blevet vedligeholdt bedre, men der er stadig flere steder, der er utilfredshed med.
FM kom med et forslag om, at skråningen rundt om legepladsen ryddes og beplantes med f.eks. bøgehæk. Dette forslag er begrundet i, at den beplantning, der er valgt, er meget svær at holde nede, og flere entreprenører har sagt nej til at klippe bunddækket ned.
HJ indhenter et tilbud på rydning og beplantning af skåningen.
Den entreprenør, grundejerforeningen brugte i 2012, har sendt en ekstraregning på bl.a. arbejde med plantning af 2 rønnetræer samt lugning i bede. Udgiften til indkøb af rønnetræerne er sket på garantien.
Den tidligere formand i foreningen har tidligere oplyst, at der ikke har været bestilt særskilte arbejder udover almindelig vedligehold.
Der er enighed om, at der betales for de to træer, men kravet vedr. lugning afvises, med henvisning til at dette er omfattet af almindelig vedligeholdelse. Det arbejde, der er udført i 2013 inden ny kontakt med Kirketoft blev lavet, er tidligere betalt til gl. entreprenør
Ad 4.
KJ indhenter tilbud på udbedring af de arbejder, der er foreslået skal laves i h.t. den indhentede rapport fra Frandsen & Søndergaard.
Der er ingen tilbagemeldinger kommet fra nogen grundejere på rapporten.
HQ laver til næste møde en beregning på, om indbetalingerne til vejfonden opvejer den udgift, der forventes, når den helt store renovering skal ske om 10-15 år.
De mapper med gamle referater m.v., som bestyrelsen er i besiddelse af, blev fordelt til de enkelte bestyrelsesmedlemmer med henblik på en gennemgang af tidligere referater m.v., der evt. kan belyse mere omkring vedligeholdelsespligten på arealet ved fælleshuset.
Ad 5.
FM fremviser mail han netop har modtaget fra Viborg Kommune, der oplyser, at lokalplan 417 er færdigbehandlet og forventes vedtaget den 2. oktober. Der vil ikke blive lavet noget borgermøde.
Lokalplanen kommer således ud i høring, hvor borgerne herefter har mulighed for – på sædvanlig vis – at komme med indsigelser.
Både FM og HQ udtrykte stor utilfredshed med punktet omkring borgermøde, da det var en klar aftale, der er lavet med kommunen tidligere.
Vi kan dog ikke gøre mere, men alene straks orientere medlemmerne herom.
HJ sender hurtigst muligt nyhedsbrev ud herom.
Der er alene siden bestyrelsens møde med kommunen i maj måned 2013 kommet enkelte positive tilkendegivelser til lokalplanen til bestyrelsen. Bestyrelsen har ikke siden mødet modtaget nogen negative tilkendegivelser.
Ad 6.
Der er kommet en henvendelse fra ejeren af Fristruphøjvej 210, der oplyser, at SF-stenene ved indkørslen på den indre vej, efterhånden har sat sig så meget i den ene side, at der er kommet en forkert hældning, som betyder, at ved meget regn bliver hans indkørsel oversvømmet.
Der var enighed om, at dette skal udbedres straks i form af, at de SF-sten, der ligger som en ”overgang” ved indkørslen til den indre vej skal lægges om med korrekt fald. FM tager hånd herom.
Foreningen skal have en NEM-id. FM sørger for at få lavet dette.
FM og HJ undersøger, om FM kan bruge den ekstra mailadresse, der ligger i systemet.
Julefrokost. Det blev besluttet – på baggrund af tilkendegivelserne fra sidste generalforsamling – at bruge lidt mere på denne i år. HQ sørger for at bestille bord på fx Ly til den 22. november kl. 19.00.
Næste møde afholdes den 22. november 2013 kl. 15.00 hos HQ.
/Hanne Qvist
Tilstede var formand Finn Mikkelsen (FM), kasserer Miki Lambastein (ML), Henny D. Jørgensen (HJ), Karina Teglgaard Storm (KT) samt sekretær Hanne Qvist (HQ)
Der forelå følgende dagsorden:
Ad 1.
Referat fra bestyrelsesmødet den 16. april 2013 blev godkendt.
Ad 2.
ML fremlagde oversigt over, hvad der har været af udgifter pr. d.d.. Der er udover de i budgettet for 2013 afsatte beløb p.t. anvendt penge til indkøb af fejemaskine, omlægning af fliser, beskæring af buske samt indkøb af sten til parkeringsareal på Fristruphøjvej med ca. 25.000,00. Dertil er der udgift til indhentelse af den på generalforsamlingen godkendte rapport om vejenes tilstand med kr. 5.000,00. ML oplyste, at der fortsat er plads i budgettet til ovennævnte beløb.
Der er ingen restancer på kontingent.
Vejfondens konto er af hensyn til en højere forrentning bundet indtil august 2014. Pengene kan dog hæves forinden mod tilbagebetaling af en ”strafrente” på ca. kr. 3.000, såfremt dette måtte blive nødvendigt.
Ad 3.
Der er stor utilfredshed med vedligeholdelsen af de grønne arealer. Græsset bliver klippet for dårligt, bedplejen fungerer ikke og flispåfyldningen omkring træerne er ikke kommet i gang. FM har rykket Kirketoft flere gange uden held. Han forsøger igen.
Der var enighed om, at køre kontrakten færdig året ud. Det blev besluttet, at vi i løbet af efteråret tager kontrakten op til revurdering, herunder overvejer indhentelse af tilbud på græs- og bedpleje fra en eller flere nye entreprenører, hvis der ikke leves op til den indgåede kontrakt.
HQ oplyste, at legepladsen trænger til en omgang: Dels er der meget ukrudt, dels trænger der voldsomt til at komme mere sand på specielt omkring legehuset dels trænger vippen m.v. til en ordentlig rengøring. ML oplyste at gyngerne trænger til en gang maling.
I håb om, at der er nogle stykker der melder sig til at hjælpe til med legepladsen, foreslog HQ at vi indkalder til en legepladsdag lige efter ferien. Der blev foreslået den 17. august kl. 10.00. HJ laver indbydelse og sørger for omdeling af denne ca. 1. august.
Ad 4
Den udarbejdede rapport over vejens tilstand blev gennemgået. Det kan konstateres, at vejen generelt er i fin stand og kan holde en 15-20 år endnu, såfremt der i løbet af et års tid udbedres diverse små huller og revner. Dette gælder dog ikke arealet omkring fælleshuset på Hedevænget. Der er asfalten generelt i så dårlig stand, at restlevetiden er 3-5 år og rapporten anbefaler ikke at der ikke påbegyndes reparation af asfalten omkring fælleshuset.
Flere af hullerne/revnerne på Fristruphøjvej skyldes Energi Midts nedgravning i efteråret 2012. Viborg Kommune er ikke forpligtet til at reparere hullerne med samme belægning som den er i dag. Den belægning, hullerne er repareret med, har en lavere holdbarhed end den øvrige belægning.
Der blev drøftet, om grundejerforeningen er forpligtet til at vedligeholde arealet omkring fælleshuset. FM oplyste, at dette har været et diskussionsemne gennem tiderne. Det blev besluttet, at bestyrelsen må alle mapper igennem med referater m.v. fra stiftelsen af grundejerforeningen og til nu i håb om at finde materiale, der kan afklare dette spørgsmål.
Dette tages med som punkt til næste bestyrelsesmøde.
Der skal regnes på, hvorvidt de løbende indbetalinger på vejkontoen er tilstrækkelige til ny belægning til sin tid.
FM foreslog, at vi i løbet af efteråret indhenter tilbud på de i rapporten foreslåede reparationer.
FM oplyste at stien der forbinder Fristruphøjvej med Hedevænget ”Skolestien” skal vedligeholdes af kommunen.
HQ oplyste at rapporten bør ud til medlemmerne allerede nu og det blev besluttet at denne omdeles sammen med indbydelsen til legepladsdagen.
Ad 5.
ML oplyste at han ikke har fået noget ud af sine telefoniske henvendelser til Viborg Kommune vedrørende udbetaling af det tilskud, som Energi Midt har indbetalt til kommunen til reparation af huller i vejen efter opgravningen i efteråret 2012. Vi prøver nu med fornyet henvendelse til ny kontaktperson.
Ad 6.
Der er intet nyt fra kommunen vedrørende en evt. ny lokalplan for området, og der er heller ingen henvendelser på den orientering FM har sendt direkte til formændene for de to andelsboligforeninger. Vi må således afvente og se, hvordan forslaget endeligt kommer til at se ud.
Ad 7.
Intet
Næste møde afholdes den 17. september kl. 19.30 hos Karina.
/hqv
Tilstede var formand Finn Mikkelsen (FM), kasserer Miki Lambastein (ML), Henny D. Jørgensen (HJ), Karina Teglgaard Storm (KT) samt sekretær Hanne Qvist (HQ)
Der forelå følgende dagsorden: